眼下，很多IT管理者或行政人员都会遇到这一种的问题：随公司业务的迅速扩张或部门人数的持续不断的增加，曾经性能出色的打印设备，仅过了一两年就不能再满足输出的需求了？例如，业务扩大后，激增的印量和打印机的高速输出导致纸张飞速消耗，使用者为了加纸而频繁奔波，严重影响了工作效率；为了节约成本推行双面打印，但手动翻纸效率低下又容易出错，结果适得其反；公司规模扩大，打印机数量持续不断的增加，日常的维护工作让IT人员忙得不可开交但仍不能让员工满意

  是继续增添设备数量，还是购买性能更好的设备？无论是哪一种方式，对用户来说，都会付出高昂的购置及管理费用。然而，在当前特殊的经济环境下，不少用户对成本控制格外严格，购买新设备无疑是沉重的负担。难道就没有别的处理方法了吗？其实，用户可完全转变思路，通过对打印机的简单“升级”来大幅度的提高现有打印设备的性能，以适应业务增长带来的新要求。下面，笔者将以惠普激光打印机为例，为大家介绍如何通过简单的配件升级，从而获得焕然一新的打印体验，实现小投入赢取大回报。

  案例1：陈女士是一家国有大规模的公司的财务主管，每天打印财务报表和内部文件是他工作中必不可少的一环。2006年公司为财务室购置了惠普LaserJet 5200 A3幅面激光打印机，出众的打印品质和稳定的输出效率，一度让陈女士和同事们赞赏有加。2007年起，公司进行结构改革，5个人的财务室升级成20人的财务核算中心，一些原本不是问题的问题开始让陈女士困扰起来。例如天天都会有A4、A3混打的情况，大家来回来去的换纸张十分不便。赶上每月底的打印高峰，250页的纸盒20分钟就能见底，大家不得不频繁加纸。为了缓和压力，提高效率，部门几次跟行政办公室提出购买一台相同的打印机，但都以部门的印量还没有超过设备负荷为由遭到了拒绝。陈女士为此十分苦恼，“照这样下去，我们要设专人负责每天给打印机换纸和加纸了。”

  问题诊断：公司业务增长和规模扩大，反映在打印设备上，首先是纸张处理的数量和种类的增加。陈女士的困扰，正是由于在打印任务不断加大的情况下，纸张输入端无法及时使用户得到满足的需求，而出现的一系列问题。

  解决之道：其实处理问题的方法很简单，只需给这台打印机增加一部500页的输入纸盒，就能让陈女士部门的打印流程焕然一新。双纸盒的运作，可以让用户在不同的纸盒内放置不同幅面的纸张，让打印机根据任务的不同自动选择正真适合的幅面，而无需在一个纸盒内来回更换。同时500页的输入量，可以把加纸频率降低一半，避免因缺纸而中断任务的尴尬。

  实施获益：根据陈女士的介绍，他们每天的打印量约为2包纸，即使不更换幅面，使用标配的纸盒也需要加4次纸。不妨以此做一个简单的计算，看单就加纸一项，500页的纸盒能对效率有多大提升（如表1所示）。

  点评：仅仅一部500页纸盒，就能让用户每年节省出近30小时的加纸时间！这还是没有计算用户从此无需更换不同幅面纸张所节省的时间。通过配件，原有的打印设备可完全适应部门规模扩大所带来的新要求，避免为购置另一台打印机而浪费现有资源。

  案例2：小汪在一家非公有制企业担任行政工作，每次公司领导开会的时候，都要给领导准备会议资料。近年来，公司为了节约办公成本，也为了树立企业节能环保的形象，要求日常的企业内部材料全部双面打印。本来是好事情，确让小汪的工作量直线飚升。原来公司的打印机只能打印单面，如果想打双面，就要首在打印机旁手动翻面，还要迅速跑回电脑前点击确认，有时候稍不留神，纸张翻错了方向，上百页的材料就直接“报销”了。厉行节约的好事，反而会造成更大的浪费。

  问题诊断：双面打印的好处其实不用过多介绍，节省费用，并且节能环保，但手动双面打印的弊端也很明显，一是每次打印都需要人工干预，操作不便且效率低下，二是人工翻面时容易出错，造成纸张的更大浪费。这些弊端的存在，很容易挫伤用户进行双面打印的积极性。

  解决之道：选配自动双面打印单元，便可以让双面打印的过程全部交给打印机自动完成，不仅杜绝了人工翻面也许会出现的错误，还可以用接近打印引擎的速度进行双面打印，效率和准确度都远高于手动双面打印。特别是对于一个月打印量在万页以上的工作组来说，使用自动双面打印单元，对于保证员工做双面打印的积极性和双面打印的效率，具有无法替代的作用。

  实施获益：高效、便捷的自动双面打印，让员工更积极的使用双面打印。对于打印量巨大的企业级用户来说，节省下来的纸张费用价格不菲。以小汪的公司为例，如果加装了自动双面打印单元，那么3年的收益是非常显著的（如表2所示）。

  点评：3年时间里，仅通过加装自动双面打印单元，每台打印机就能节约12000余元的纸张成本。同时双面打印单元也帮助用户轻松尽到了节能环保的责任。

  案例3：刘先生作为一家会计师事务所的IT工程师，切身感受到了网络打印的便利。由于行业流程的特殊性，刘先生所在的事务所打印量十分庞大，而且种类非常之多。为了使业务运行流畅，公司依照每2名会计师配备一台惠普业务级黑白激光打印机的标准做设备采购，近30台打印机日常管理和维护工作量十分庞大。后来，随公司人数的增加，公司又为每台打印机配置了惠普网络打印服务器，这样员工只要知道打印机的IP地址，就可以随时随地进行打印，并且不会出现任务丢失的情况，打印任务的执行效率获得很大提高。通过惠普的Web Jetadmin平台，刘先生和其他IT技术员可以更直观、高效地管理网络内的打印机。例如，在任何地方都能查看设备状态，同时配置多台设备的软件设定。并且，在Web Jetadmin平台的帮助下，刘先生可以及时准确掌握每台打印机的印量，控制诸如彩色打印等功能的使用权限，及时了解打印机耗材状态，对每台打印机的成本状况都心中有数。

  问题诊断：公司规模扩大，带给打印设备的压力不仅是纸张处理量的增加，同时还有用户数量的增加。原来几个人用的打印机，可能会变成十几个人同时使用。如何保证每个用户的打印任务都准确无误的执行，如何便捷、高效的管理数量持续不断的增加的打印设备，也是用户要面对的现实问题。显然，给各工作组配备更多的打印机，和更多的维护人能有效缓解压力，但毫无疑问这也会大幅度提升企业的成本负担。

  解决之道：为打印机连接内置或外置的网络打印服务器没，将打印机作为局域网中独立的单元，并且由服务器处理每个用户发送的打印任务。IT人员同时能通过网络打印管理平台，管理局域网内的每台打印机，并在线诊断和解决故障。

  实施获益：以惠普的千兆位网打服务器为例，即使在用户的网络流量持续不断的增加的情况下，依然能提供高质量的网络数据传输速度，为复杂的打印作业和繁忙的工作组提供性能优良的网络打印解决方案，能够保证任务执行的准确、有序，防止任务出错或丢失的情况，并且员工只要通过简单的设置，就可以随时随地使用网内的打印机。惠普网络打印服务器具有优良的安全功能，支持IPv6和IP Sec，可以为用户更好的提供最安全的打印环境。用户无需担心网络打印引起的敏感、重要信息泄漏问题。

  点评：网络打印服务器同时给用户所带来更便捷的打印机及文印成本管理方案。以惠普网络打印服务器为例，通过惠普的Web Jetadmin平台，企业IT人能随时随地的对网内的打印机进行配置，以及查看打印机状态，并通过主动管理功能，预先对设备做设置，通过及时警告信息预先处理设备有几率发生的问题，避免工作中断。通过监控打印机的耗材消耗，以及设置打印机的使用权限，也能有效掌握和控制打印成本，为企业节约费用。